La comunicazione è nella mente del destinatario: se non ti ascolta, stai solo facendo rumore.
La frase è di Jay Sidhu, il CEO del gruppo bancario Santander, e ha incrociato la mia strada mentre stavo progettando un corso di comunicazione scritta efficace per un’azienda. Così ho iniziato a chiedere a me stessa e ai clienti con cui lavoro: che impatto hanno le nostre comunicazioni scritte?
Oggigiorno la nostra comunicazione è in gran parte scritta: scriviamo messaggi sui cellulari, post per il web o per i social network, email, presentazioni, memo prima delle riunioni, verbali dopo, procedure, descrizioni di prodotti/servizi, pubblicità, contratti e quanto altro ancora!
Da un lato, la comunicazione scritta ha una serie di vantaggi:
- la posso leggere quando voglio, ossia posso scegliere il momento giusto in base alla comunicazione: se è un’email, la leggerò nel momento deputato a quell’attività; se è la presentazione di un nuovo servizio che mi interessa, sceglierò un momento in cui so di potermici dedicare con la massima attenzione;
- la posso inoltrare in modo esatto: se è un avviso che coinvolge i membri del mio team e decido che tutti debbano esserne a conoscenza, inoltro la comunicazione senza il timore di distorcerne in qualche modo il significato;
- la posso leggere con diversi livelli di attenzione: se è un documento lungo, posso effettuare una lettura veloce per decidere se e quanto è importante per me, e, se lo è, programmo un momento in cui leggerlo con la dovuta attenzione, magari coinvolgendo anche altre persone se è opportuno;
- mi permette una comprensione più profonda: quando decido che una comunicazione scritta merita la mia attenzione e ha un significato per la mia attività, mi focalizzo di più durante la lettura, e di conseguenza il contenuto è assimilato meglio
- ed è permanente: scripta manent!
Dall’altro, la comunicazione scritta deve essere ben studiata e organizzata se vogliamo suscitare l’interesse di chi legge e magari fargli fare qualcosa anche senza poter sottolineare con la voce i concetti più importanti e i benefici, né poter utilizzare il linguaggio del corpo per essere più empatici e convincenti!
Quante volte, prima di scrivere, ci mettiamo nei panni di chi leggerà e ci chiediamo se quella comunicazione ha davvero una sua ragione d’essere?
Secondo Bill Jensen, un famoso consulente statunitense che affianca le aziende nella scelta di un’organizzazione semplice, chiara e facile, l’80% delle comunicazioni scritte interne a un’azienda (per esempio relative a riunioni, teleconferenze, presentazioni, email ecc.) consiste nel condividere informazioni che non richiedono alcuna azione o nel comunicare qualcosa che può essere ignorato senza particolari conseguenze. Jensen conclude che in gran parte le comunicazioni scritte in azienda possono essere considerate “tanto rumore per …” e solleva una questione fondamentale: il rispetto del tempo altrui!
Ora tocca a te, mettiti alla prova e osserva, evitando di giudicare:
- Ti capita di scrivere in ambito professionale? A chi? Per quale motivo? Quale mezzo scegli?
- Quanto tempo ci metti a scrivere una email, una pagina o un’unità di testo, qualunque essa sia?
- Quante volte ti interrompi o ti distrai, mentre stai scrivendo?
- Come ti senti, mentre stai scrivendo? E quando hai terminato?
Questo post vuole essere l’introduzione a una serie dedicata alla comunicazione scritta efficace in ambito professionale, il cosiddetto “business writing”. Condividerò alcuni spunti interessanti su come curare i vari aspetti e ottenere il massimo impatto. Perché la domanda giusta in realtà è: che impatto vogliamo che abbiano le nostre comunicazioni scritte?